Všechno čeká na vás.
Platby, nábor i běžný provoz se zastaví bez vašeho rozhodnutí.
OPERFRAME · MANAGED BACK OFFICE
Více podnikání.Méně rutiny.
Vy určujete směr.
Moderní technologie a řízené procesy zbaví váš tým rutinní práce v back office.
O CO SE POSTARÁME
- Lidé a mzdy
- Finanční operace
- Procesy a IT
Jeden provozní partner.
Ucelený systém.
Neměli byste být nejvytíženějším zaměstnancem vlastní firmy.
Není jasné, kdo za co odpovídá.
Úkoly se ztrácejí mezi zaměstnanci, účetní a externími dodavateli.
Podklady skládáte ručně.
Dokumenty, tabulky a zprávy nedávají ucelený přehled pro rozhodování.
Firma roste. Administrativa také.
Každý nový tým nebo pobočka přináší další schvalování a opakovanou práci.
Cílem není pomoci majiteli zvládnout více. Cílem je vybudovat firmu, která potřebuje méně každodenního zásahu.
Najdeme, kde technologie omezí rutinu.
Operational Review ukáže, kde dokumenty a schvalování brzdí práci. Určíme, co zjednodušit pomocí elektronických podpisů, digitálních formulářů a automatizace, a připravíme plán zavedení.
Domluvit Operational ReviewUž víte, který proces potřebujete řešit? Můžeme začít přímo jeho rozsahem.
OPERFRAME
Operational Review
Operational Review
- Rozhovor s majitelem a klíčovými lidmi
- Přehled mzdových, finančních a administrativních procesů
- Mapa problémů, rizik a rychlých zlepšení
- Priority a praktický plán na 90 dní
- Co ponechat interně, co automatizovat a co předat OPERFRAME
Porozumět. Nastavit. Provozovat.
Zjistit, co vás brzdí
Odhalíme úzká místa, závislost na majiteli a mezery v řízení. Stanovíme priority a praktický plán.
Nastavit funkční systém
Zavedeme procesy, role, rozhodovací pravomoci a digitální nástroje. Naučíme tým v novém systému pracovat.
Převzít dohodnutou agendu
Pravidelné operace s jasnou odpovědností, termíny, kontrolami a přehledem pro vedení.
Dvě klíčové oblasti. Každý den pod kontrolou.
Pravidelné operace s jasnou odpovědností, termíny, kontrolami a přehledem pro vedení.
Mzdové a personální operace
Řídíme personální a mzdové procesy: sbíráme podklady, koordinujeme výpočet mezd a spravujeme dokumenty. Elektronické podepisování pomáhá rychleji vyřídit dokumenty se zaměstnanci a dodavateli — s menším objemem tisku, skenování a e-mailů.
- Pracovní doba, absence a variabilní odměny
- Nástupy, změny smluv a odchody
- Koordinace externího zpracovatele mezd
- Příprava výplat, pásky a dotazy zaměstnanců
- Měsíční uzávěrka a reporting
- Elektronické podepisování: od přípravy dokumentu po sledování stavu
Finanční operace
Řídíme tok dokladů, schvalování a plateb mezi firmou, vedením a externí účetní. Hlídáme úplnost, termíny a kontroly od faktury po platbu.
- Centrální příjem a kontrola dokladů
- Schvalovací pravidla a platební kalendář
- Příprava plateb a kontrola splatností
- Pohledávky, odsouhlasení a chybějící doklady
- Koordinace s účetní a daňovým poradcem
Systém, který drží vše pohromadě.
Procesy a znalosti
Role, rozhodovací pravomoci, SOP, znalostní báze a předání týmu.
Systémy a automatizace
Nastavíme cestu dokumentu: příprava → schválení → elektronický podpis → uložení. Propojíme formuláře, upozornění a stavy, aby tým méně přepisoval údaje a rychleji našel potřebné dokumenty.
Reporting a kontroly
Přehled pro vedení, KPI, odsouhlasení a kontrola odchylek.
Sdílené služby
Společná provozní pravidla pro více společností, poboček a zemí.
Co se ve firmě změní.
- Běžná rozhodnutí přestanou končit u majitele.
- Bude jasné, kdo odpovídá a kdo rozhoduje.
- Mzdy, platby a dokumenty získají předvídatelný proces.
- Vedení získá pravidelný přehled o termínech a problémech.
- Znalosti nezůstanou jen v hlavách jednotlivců.
- Růst nebude znamenat budování back office od nuly.
Od přehledu ke spolehlivému provozu.
- 01
Diagnostika
Mapa problémů a příležitostí
- 02
Priority
Akční plán s odpovědnými lidmi a termíny
- 03
Zavedení systému
Fungující systém v každodenní práci
- 04
Zaškolení týmu
Tým umí se systémem pracovat
- 05
Provoz
OPERFRAME vede dohodnuté operace.
- 06
Růst
Model se rozšiřuje na nové pobočky, entity a země.
Vaše účetní může zůstat.
Nenutíme vás měnit osvědčenou účetní, daňového poradce ani funkční systémy. Řídíme provozní vrstvu mezi firmou a specialistou. Pro kompletní řešení zapojíme vhodného partnera.
Platby podle dohodnutých pravomocí.
Prepare
Připravíme platební seznam nebo soubor. Platby provádí klient.
Prepare & Approve
Vytvoříme platby v bankovním systému. Schvaluje oprávněná osoba klienta.
Managed Payments
Pouze po zvláštní dohodě: vytváření a provádění plateb v předem schválených limitech.
Managed Payments vyžaduje matici oprávnění, bankovní mandát, oddělení rolí, ochranu proti podvodům, dohodnutou smluvní odpovědnost a pojistné krytí. Klient zajišťuje financování a dohled. Regulované úkony provádí oprávněný specialista; fyzická kontrola hotovosti zůstává klientovi.
Výpočet mezd, účetní, daňové a právní úkony se rozdělují mezi OPERFRAME, klienta a příslušné specialisty podle dohodnutého rozsahu a požadavků dané země. Platební oprávnění se sjednávají samostatně.
Zkušenost, která se dá přenést.
Anonymizované příklady z předchozí praxe zakladatele. Nejde o výsledky nově vzniklé značky OPERFRAME.
Česko · Německo · FrancieRostoucí maloobchodní skupina
Oddělené lokální postupy nahradil společný příjem požadavků, jasné role, digitální formuláře, kalendář a koordinace externích specialistů. Výsledek: opakovatelný model Payroll, Finance a Knowledge Management pro tři země.
Spuštění provozu v 6 zemíchDvě centra sdílených služeb
Roztříštěné podpůrné funkce dostaly společný provozní model, role, SOP, KPI a plán přechodu. Vybudována dvě SSC; spuštěn provoz ve čtyřech zemích EU a dvou mimo EU.
Více než 40 kanceláříService Desk a HR Helpdesk
Různé kanály nahradil jednotný příjem, kategorizace, směrování, eskalace a znalostní báze. Model byl zaveden ve více než 40 kancelářích.
Provozní zkušenost. Společný systém.
OPERFRAME založil Pavlo Bodrylov, odborník na business operations, HR a organizační transformaci. Zkušenosti z mezinárodních společností propojujeme se sítí lokálních mzdových, účetních, právních a IT specialistů. Rozsah i odpovědnosti jsou vždy dohodnuté.
Pavlo Bodrylov · LinkedIn16+let praxe zakladatele
2vybudovaná SSC
6zemí při spuštění operací
≤800zaměstnanců v obsluhované organizaci
40+kanceláří při zavádění helpdesku
15+ / 5 000+zemí / zaměstnanců v mezinárodní praxi
Jeden standard služeb.
Cena odpovídá objemu, složitosti a rozsahu práce. Kvalitu nedělíme na Basic, Pro a Premium.
Zohledňujeme počet zaměstnanců a personálních změn, objem dokumentů a transakcí, počet společností, vybrané moduly a model zpracování plateb. Rozsah služeb a náklady na software domluvíme v nabídce.
Než začneme.
Musíme předat celý back office najednou?
Ne. Můžeme začít diagnostikou, konkrétním projektem nebo jedinou agendou. Další rozsah určíme podle zjištění a vašich potřeb.
Musíme změnit účetní nebo software?
Ne. Zachováme to, co funguje, a zapojíme vaše stávající specialisty. Nové nástroje navrhujeme tehdy, když řeší konkrétní problém.
Kdo schvaluje mzdy a platby?
Obchodní rozhodnutí, odpovědnost za vstupní údaje a financování zůstávají klientovi. OPERFRAME sbírá a kontroluje podklady a připravuje kroky podle dohody. Provádění plateb vyžaduje samostatně stanovená oprávnění a kontroly.
Co připravit na první rozhovor?
Stručně popište firmu, tým a agendu, která vám bere nejvíce času. Řekněte, co chcete zlepšit nebo předat k zajištění.
Kde vám dokumenty zpomalují práci?
Popište, jak sbíráte mzdové podklady a podepisujete dokumenty se zaměstnanci nebo dodavateli. Při prvním rozhovoru určíme, které kroky lze zjednodušit a kde začít.